Onderneming.nl biedt een handig en gratis voorbeeld kwitantie om snel en eenvoudig een eigen bewijs van betaling te maken. Zo kunnen de gegevens makkelijk worden ingevuld, waarna het direct mogelijk is om het te versturen naar een klant. Download hier het kwitantie format.
Kwitantie
-
Auteur:
Gabriel Baysoy - Laatst bijgewerkt: 24 januari 2024
- Leestijd: 6 minuten
Je kan als ondernemer te maken krijgen met kwitanties. Maar wat zijn kwitanties? Wat staat er op? En wat is het verschil tussen een kwitantie en een factuur? In dit artikel leggen we het duidelijk uit.
Kwitantie voorbeeld downloaden (gratis word Template)
Online snel maken? Met het pakket van e-Boekhouden maken ondernemers 15 maand lang gratis gebruik van de mogelijkheden om snel & gemakkelijk een kwitantie te maken.
Wat is een kwitantie?
Een kwitantie is een document dat als betaalbewijs dient. Uit het document moet iemand op kunnen maken dat een bedrag is ontvangen voor de verkoop van een artikel of een verrichte dienst. Dit document is door de schuldeiser ondertekend. Hiermee verklaart hij dat de daarbij behorende schuld voldaan is. Het is daarom handig om een document te hebben die de geldtransactie vastlegt. Een kwitantie is te vergelijken met bonnetjes die je bij een winkel na betaling ontvangt.
Eisen
Er zijn een aantal gegevens die verplicht op een kwitantie vermeld moeten worden:
- Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- De hoeveelheid van de geleverde goederen en diensten
- Het exacte geldbedrag waarvoor de goederen of diensten geleverd worden
- Voor wie de kwitantie bestemd is en wie de afzender is
- De datum van de levering van de goederen of diensten
- De naam van de afzender (en eventueel de handtekening van deze afzender)
Het is niet verplicht om een bankrekeningnummer op een kwitantie te zetten.
Verschil tussen factuur en kwitantie
Een ondernemer kan met zowel facturen als kwitanties te maken krijgen. De twee documenten hebben enkele overeenkomsten, maar verschillen op essentiële punten. Ook de manier waarop een factuur en kwitantie aan de administratie moeten worden toegevoegd verschilt.
Een belangrijk verschil tussen de factuur en kwitantie is het tijdstip waarop beide documenten worden afgegeven. Een factuur toont een vordering vanuit de partij die de prestatie levert op de afnemer. In principe heeft er nog geen betaling plaatsgevonden op het moment dat een factuur wordt afgegeven, wat wel het geval is wanneer een kwitantie wordt afgegeven.
Bovendien moeten facturen bij een transactie tussen twee zakelijke partijen worden uitgereikt. Bij een kwitantie daarentegen moet dit alleen wanneer er door de afnemer om gevraagd wordt. In het onderstaande tabel worden de verschillen duidelijk in kaart gebracht:
| Kwitantie | Factuur | |
|---|---|---|
| Naam en adres opdrachtgever | ✔ | ✔ |
| Naam en adres opdrachtnemer | ✔ | ✔ |
| Factuur/kwitantie nummer | ✔ | ✔ |
| Datum | ✔ | ✔ |
| Omschrijving producten/diensten | ✔ | ✔ |
| Bedrag | ✔ | ✔ |
| BTW-tarief | × | ✔ |
| KvK-nummer | × | ✔ |
| Handtekening | ✔ | × |
Factuur: zakelijke afname
Zakelijke partijen versturen een factuur na de afname van een prestatie van deze partij. Op een factuur worden de ondernemer, een beschrijving van de prestatie, het btw-tarief en het volgnummer vermeld. Een particulier kan in principe geen factuur sturen naar opdrachtgevers. De factuur is niet rechtsgeldig en dus ook niet toegestaan. Een kwitantie is daarentegen wel een geldig document, op voorwaarde dat een particulier beschikt over een btw-nummer. Op een factuur moet namelijk btw worden vermeld en er moet een volgnummer op staan. Een particulier verstuurt dus meestal een kwitantie in plaats van een factuur.
Kwitantie: bewijs van betaling
Een kwitantie is een document dat aangeeft dat de ontvanger een schuld heeft voldaan bij de partij die deze afgeeft. Het is hiermee in feite een betalingsbewijs. Bij een zakelijke transactie is dit betalingsbewijs doorgaans overbodig, omdat bankafschriften aantonen dat de betaling is voldaan. Het afgeven van een betalingsbewijs is dan ook niet verplicht. Bij contante betalingen is een kwitantie wel nuttig voor de afnemer.
Een kwitantie mag bovendien worden afgegeven door een privé persoon. Dit is bij een factuur niet het geval. Wanneer een onderneming een prestatie afneemt van een privé persoon, wordt er vaak om een kwitantie gevraagd door de onderneming. Met dit betalingsbewijs kan het bedrijf de kosten verwerken in de administratie. Daar is dan geen factuur voor nodig.
Kwitantie maken: snel en makkelijk online
Een kwitantie is snel en makkelijk online te maken. Je kan dit via Microsoft Word doen, maar ook via een online boekhoudprogramma. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die de functie factureren hebben. Door een beetje te knutselen is het bij deze functie ook mogelijk om de factuur om te zetten naar een kwitantie. Daarnaast zijn de betalingsbewijzen makkelijk online te wijzigen. Wanneer de kwitantie klaar is, kan je het document opslaan als pdf, printen of versturen per e-mail.
Top 3 tools:
Verwerken in de inkomstenbelasting
Wanneer een particulier diensten heeft verricht en/of goederen heeft verkocht aan een bedrijf, stuurt hij een nette kwitantie naar hen op. Hierop staat het bedrag dat het bedrijf verschuldigd was aan de particulier. Dit zijn dus inkomsten geweest. Over die inkomsten moet inkomstenbelasting worden betaald. Deze kunnen worden opgegeven bij ‘Inkomsten uit overige werkzaamheden’. Eventuele aftrekposten kunnen daarvan worden afgehaald. De Belastingdienst berekent uiteindelijk het bedrag dat moet worden betaald.
Als een bedrijf echter een kwitantie ontvangt, mogen zij de kosten daarvan in hun boekhouding verwerken. Hierdoor wordt de winst van de opdrachtgever lager en hoeft er dus minder belasting betaald te worden.
Het is belangrijk dat de inkomsten ook daadwerkelijk worden opgegeven bij de aangifte inkomstenbelasting. Doet je dit niet? Dan is dat belastingontduiking en dat is strafbaar.
Wanneer er een belastingonderzoek wordt gedaan bij bedrijf 1, waar bedrijf 2 een kwitantie aan heeft gegeven, kan de Belastingdienst achter de inkomsten uit overige werkzaamheden van bedrijf 2 komen. Als bedrijf 1 in hun eigen administratie de kwitantie heeft verwerkt, moet in de aangifte inkomstenbelasting van bedrijf 2 hetzelfde bedrag zichtbaar zijn bij inkomsten uit overige werkzaamheden.
Veelgestelde vragen
Wat is het maximumaantal kwitanties dat ik mag versturen?
Er zit geen maximum aan het aantal kwitanties dat je mag versturen. Als je veel inkomsten uit overige werkzaamheden hebt, kan de Belastingdienst je wel als ondernemer gaan zine. Dan heb je een KvK-nummer nodig en moet je gaan nadenken of je je wil inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Wanneer kwitantie verstrekken?
Een ondernemer verstuurt een kwitantie aan zijn klant wanneer deze hem heeft betaald. Kwitanties uitschrijven is niet verplicht. Je hoeft dit alleen te doen wanneer de klant daar specifiek om vraagt.
Hoe maak ik een kwitantie?
Het maken van een kwitantie is zo gedaan met behulp van online tools, bijvoorbeeld boekhoudprogramma’s. Er worden zelfs gratis boekhoudprogramma’s aangeboden. Het voorbeeld van Onderneming.nl is ook handig te gebruiken bij het maken van een kwitantie. Het is invullen en klaar! Ook is het mogelijk om er zelf één te maken. Daarbij is het wel belangrijk dat alle verplichte gegevens worden vermeld.
Wat zijn de eisen van een kwitantie?
Als je een kwitantie verstuurt, moet deze net als een factuur aan een aantal eisen voldoen. Vermeld in ieder geval de volgende gegevens:
· Beschrijving afgenomen prestatie(s)
· Aantal eenheden
· Exacte bedrag
· Datum van afgifte
· Naam leverende partij, inclusief handtekening
· Naam afnemende partij
Privépersonen mogen geen btw berekenen en dit dus ook niet op de kwitantie vermelden. Zakelijke partijen mogen op de kwitantie wel aangeven welk deel van het betaalde bedrag btw betreft.
Een privépersoon geeft de verdiensten aan bij het kopje Overige inkomsten wanneer er aangifte wordt gedaan voor de inkomstenbelasting.
Als mede-eigenaar van Onderneming.nl weet Gabriel Baysoy alles te vertellen over het starten van een bedrijf en alles wat daarbij komt kijken. Gabriel is op jonge leeftijd begonnen met zijn eerste onderneming. Door zijn achtergrond en persoonlijke ervaringen voelt hij zich sterk verbonden met de financiële markt. In het verleden heeft hij verschillende succesvolle bedrijven opgezet en deelt hij deze kennis graag met de bezoekers van Onderneming.nl. In 2021 heeft Gabriel Theconcept.bar opgericht met als missie: het creëren van succesvolle concepten om het leven van mensen positief te beïnvloeden.